Sinustako tapahtumajärjestäjä?

Tapahtuman järjestäminen on samalla sekä palkitsevaa ja opettavaista jokaiselle tapahtumaan osallistuvalle, oli sitten talkootöissä tai toiminnan vetäjänä. Tapahtuman järjestämiseen sisältyy valtavasti erilaisia yksityiskohtia, jotka taidokas järjestäjä osaa kietoa toisiinsa toimivalla ja sujuvalla tavalla. Onnistuneelle tapahtumalle ei löydy yhtä ja ainoaa toimintatapaa, mutta tärkeintä on ennen kaikkea, että jokaiselle tapahtuman osallistujalle jää tapahtumasta hyviä muistoja.

Oli kyseessä sitten pieni tai suuri tapahtuma, sen järjestäminen vaatii monipuolista osaamista. Tapahtumajärjestäjän tulee olla sekä äärimmäisen organisoitunut että tarkka, mutta samalla myös luova ja kekseliäs. Hänen tulisi osata ottaa useita eri yksityiskohtia huomioon, yhdistää ne suureksi kokonaisuudeksi ja punnita huolella kaikki tapahtumaan liittyvät riskit ja mahdollisuudet.

Menestynyt tapahtumajärjestäjä on kaikkea tätä ja enemmän. Mielessäsi on voinut kenties harhailla jo pitemmän aikaa ajatus oman tapahtumien järjestämiseen suunnatun yrityksen perustamisesta – mutta mitä tällaisen idean muuntaminen todellisuuteen oikein vaatii?

Budjetti ja rahoitus

Monet uskovat edelleen, että realistisen budjetin laatiminen on yksinkertaisuudessaan tulojen aliarviointia ja menojen yliarviointia. Vaikka aivan alussa onkin suhteellisen tärkeää, että erityisesti yrityksen menot arvioidaan yläkanttiin, kannattaa kaikki mahdolliset tulot ja menot laskea suhteellisen tarkkaan, sillä on tärkeää ymmärtää kokonaisvaltaisesti, mitä esimerkiksi yrityksen kustannukset, kuten työntekijät, palkat, tarvikkeet, vuokrat ja mainonta, tulevat oikeasti maksamaan. Lisäksi jo alkuvaiheessa ulkopuolisen rahoituksen hakemista kannattaa harkita.

Rahoitusta voi hakea esimerkiksi suoraan netistä, sillä tänä päivänä vakuudetonta yrityslainaa myöntävät pankkien ohella myös ulkopuoliset rahoituslaitokset. Qred.com/fi/-rahoituslaitos tarjoaa nopean ja helpon lainanhakuprosessin jopa 100 000 euroon sakka, eikä lainatarjouksiin sisälly pelättyjä piilokuluja eikä lainkaan aloitusmaksuja.

Kirjanpito, verotus ja viranomaisten lupa-asiat

Yrittäjän tulee aina selvittää tarkasti omat veroasiansa ja kirjanpitonsa. Jos budjetti antaa periksi, kirjanpidon voi palkata myös ulkopuolelta. On kuitenkin tärkeää, että byrokratia tulee tutuksi jossain vaiheessa uraa myös itse yrittäjälle, ja asioinnista viranomaisten kanssa kannattaa pyrkiä tekemään prioriteetti jo alusta alkaen. Yrittäjän kannattaa opiskella huolellisesti myös kaikki tapahtumien järjestämiseen liittyvät lupa-asiat. Selvää kannattaa ottaa esimerkiksi poliisille tehtävästä yleisötilaisuuden ilmoituksesta, maankäyttöluvista, meluilmoituksista, alkoholin anniskeluluvista ja tupakkalaista. Lisäksi turvallisuuteen liittyvät toimenpiteet, kuten pelastussuunnitelmat, järjestyksenvalvonta ja ensiapu, kannattaa suunnitella jo päällisin puolin, jolloin niitä on helpompi soveltaa myöhemmässä vaiheessa yksilöllisesti jokaiseen tapahtumaan.

Toimiva liiketoimintasuunnitelma ja liikeidea

Liiketoimintasuunnitelmaa voidaan pitää yrityksen suuntaviivana, joka kasvaa ja elää yrityksen kehityksen kanssa. Liiketoimintasuunnitelman perimmäisenä tarkoituksena on kuvata mahdollisimman tarkkaan ja monipuolisesti sekä liikeidea, yrityksen toimintatavat, visio ja missio että yrityksen kasvuhaaveet niin lyhyellä, keskipitkällä kuin pitkälläkin aikavälillä.

Liiketoimintasuunnitelman tarkoituksena on auttaa yrittäjää hahmottamaan mahdollisimman hyvin, mitä yrityksen johtaminen vaatii. Lisäksi liiketoimintasuunnitelma auttaa ennakoimaan ja ehkäisemään riskejä, analysoimaan alan markkinoiden kilpailua, tarkentamaan palvelun kohderyhmää ja tarkastelemaan yrittäjän omaa osaamista monipuolisesta näkökulmasta.

Motivaatio, motivaatio ja motivaatio

Kuten aluksi jo mainitsimme, yrittäjyydeltä vaaditaan paljon. On tärkeää, että yrittäjä ylläpitää motivaatiota ja pysyy sinnikkäänä, sillä varsinkin tapahtumajärjestyksen alussa vastoinkäymisiä tulee varmasti esiintymään. Tärkeintä on, että periksi ei heti anneta ja vaikeissa tilanteissa apua saa ja kannattaa hakea sekä läheisiltä että alan asiantuntijoilta. Vaikka työlle täytyy varata aikaa, myös lepääminen on tärkeää. Omaan liikeideaan ja sen kannattavuuteen kannattaa uskoa, sillä motivoitunut yrittäjä voi päästä todella pitkälle.